exchange141Hangi mail server yazılımını kullanırsanız kullanın, hiç şüphe yok ki, en önemli işlerimiz mailboxlarla ilgili olacaktır. Çünkü nihayetinde, hemen her Backoffice yazılımı son kullanıcı içindir. Söz konusu olan Exchange server olduğunca mailbox kavramının önemi tartışılmazdır. Bu yazımda aslında Exchange 2007′de de desteklenen bir dizi türü ve bunların yapılandırmasını inceliyor olacağız. Bu sebeple bu yazı hem Exchange 2007 hem de Exchange 2010 için ortak bir yazı denilebilir. Ancak yine de Exchange Server 2010 ile gelen mailbox tabanlı bir dizi yeniliği de göreceğiz.

 

Exchange Server 2010 ( Exchange 14 ), dört farklı mailbox türünü destekler:

  1. User Mailbox: Normal kullanım amaçlı, kullanıcılarımız için oluşturduğumuz mailbox türü.
  2. Room mailbox: Toplantı odası, salon gibi ortak alanları kullanımı kolaylaştırmak için kullanılan yeni bir mailbox türü. Bu mailbox türünde bir kullanıcı hesabı oluşturulur ama bu kullanıcı hesabı disable durumdadır. Amacı, bir odayı e-mail yoluyla tutmak ve rezerve etmektir.
  3. Equipment mailbox: Aynen room mailbox gibidir. Ancak farkı, alınan ya da rezerve edilen şey bir oda veya salon değil bir alet, eşya ve ya otomobil olabilir.Evet, otomobile e-mail atıyorsunuz ve onu sizden başkası kullanamıyor :)
  4. Linked Mailbox: Başka bir foresttaki hesaba bağlı ama sizin forestınızdaki Exchange server tarafından idare edilen bir mailbox türü. Amacı, Diğer foresttaki Active Directory kullanıcısının, özel bir izin gerekmeksizin, Exchange Server’daki mailbox ı kullanabilmesi.

     

     A- User Mailbox İşlemleri:

Bu kullanımı ve yapılandırması en basit ve açık mailbox türüdür. Aynı zamanda en sık kullanacağımız mailbox türüdür. Bütün mailbox türlerini 2 şekilde oluşturabilir ve yönetebilirsiniz. Bunlardan ilki “Exchange management console” uygulamasındaki Recipient configuration, diğeri ise “Exchange management shell” içindeki cmdlet ler.

İlk olarak klasik yolla, yani Exchange Management Console  ile bir mailbox oluşturalım.

“Exchange management shell”i açtıktan sonra, “Recipient Configuration” altından “Mailbox” ı seçin ve “New Mailbox” komutunu verin. Aşağıdaki gibi bir pencere ile karşılaşacaksınız (Şekil 1). Buradan “User Mailbox” seçeneğini seçin ve “Next” ile ilerleyin.

Şekil 1

Oluşturacağınız posta kutusunu var olan bir domain kullanıcısına bağlayabilirsiniz. Ya da Posta kutusuyla birlikte bir domain kullanıcısı da oluşturmak istiyorsanız “New User” seçeneğini seçin. Benim durumumda posta kutusu ile birlikte bir kullanıcı hesabı da oluşturmak istediğim için “New User” ile devam edeceğim. Kullanıcıyı önceden oluşturmuşsanız, “Existing Users” seçeneğini seçin ve “Add” butonuna tıklayarak gelen küçük pencereden bir kullanıcı seçin.(Şekil 2)

Şekil 2

Yeni kullanıcı için “name”,”lastname”, “logon name” ve “password” seçeneklerini uygun bir biçimde doldurun. (Şekil 3). Gerekirse kullanıcı hesabının oluşturulacağı “Organizationl Unit”i Organizational Unit kısmından “Browse” ile seçebilirsiniz.

Şekil 3

Kullanıcınız için bir Exchange “alias” seçin. Exchange “alias”, kullanıcının mailbox adıdır, aynı zamanda e-mail adının da önekidir. Bu isim, normalde logon name ile aynı olur, ancak dilerseniz farklı bir şeylerde yazabilirsiniz. Dilerseniz, mailboxın normalden farklı bir “mailbox database” de tutulmasını sağlayabilirsiniz. Bunun için, “Specify the mailbox database…” seçeneğinde kutucuğu işaretleyerek browse yapın ve istediğiniz “mailbox database” i seçin. Tabii bunun için yeni bir tane “mailbox database” oluşturmanız gerekir. Bu daha sonra ilgileneceğimiz bir konu olacak ve bu makalede belirtilmeyecek. Aynı şekilde bir “managed folder mailbox policy” ve “Activesync mailbox policy”de seçileblir. Ama tüm bu görevler opsiyoneldir. (Şekil 4 ). “Next” ile devam edelim.

Şekil 4

Sonraki adımda, şu ana kadar gerçekleştirdiğimiz işlemlerin bir özeti görünür. Kullanıcı ve mailbox’ı oluşturmak için “New” butonuna tıklayın.(Şekil 5 )

Şekil 5

Kullanıcımız oluşturuldu. Bunu yeşil renkli “completed” yazısından anlayabiliriz. Ayrıca bu işlem için Exchange Powershell’de komut yazarakta aynı işi gerçekleştirebilirdik. Bunun için yine aynı sayfada bir “Exchange powershell cmdlet”i de yazmakta. Ctrl+C ile bu sayfayı panoya kopyalayabilirsiniz.(Şekil6)

Şekil 6

Mailbox bölümüne döndüğümüzde kullanıcımızın oluşturulduğunu buradan da görebiliyoruz.(Şekil 7)

Şekil 7

Böylelikle temel bir kullanıcı mailboxının nasıl oluşturulduğunu öğrenmiş olduk. Artık OWA ya da Outlook uygulamalarıyla mailboxımıza ulaşabiliriz.

B- Room mailbox işlemleri

 

Room yani oda mailboxları, bir toplantı, seminer salonu yada benzeri bir odanın rezerve edilmesini kolaylaştırmak amacıyla Exchange 2007′den beri gelen bir özelliktir. Basitçe, her toplantı salonu yada özel süit için bir posta kutusu oluşturulur. Birisi burayı kullanmak istediğinde, -örneğin eğitim semineri ya da toplantı gibi- Outlook’ta bir “meeting” oluşturur ve “meeting” de room olarak oluşturulan room mailbox ı seçer. Eğer sizden önce birisi bu odayı tutmamışsa odayı alırsınız. Eğer zamanlamalar çakışırsa odanın dolu olduğunu öğrenirsiniz ve başka bir oda/salon ararsınız :)

 

    Room mailbox oluşturmak için yine “Recipients” altından yeni bir posta kutusu oluşturuyoruz, bu sefer seçenek olarak, “Room Mailbox” seçiyoruz ve “Next”e tıklıyoruz.

Şekil 8

Her room mailbox için aynı zamanda bir tane domain kullanıcı hesabının oluşturulması gerekir. Room mailbox için oluşturulan kullanıcı hesabı, sadece posta kutusunu bağlamak için kullanılır. Bu yüzden bu kullanıcı hesabı oluşturulduktan sonra “disable” olarak gelir. Zaten amaç bu kullanıcı ile oturum açmak değil, rezervasyon taleplerini karşılamaktır; sistem, bu posta kutuna gelen talepleri otomatik olarak yanıtlayabilir ya da, mailboxı delege ettiğiniz ( kullanım/yönetim hakkı verdiğiniz ) birisi, rezervasyon talebini onaylar.

Şekil 8′de de görüleceği üzere New seçeneğiyle yeni bir kullanıcı oluşturuyoruz. Dilerseniz Existing users seçeneği ve hemen peşi sıra add butonu ile beraber, varolan bir kullanıcı hesabına da bu room mailbox bağlanabilir.

Şekil 9

Sonraki adımda yukarıda belirtildiği gibi bir kullanıcı hesabı oluşturuyoruz. Ben hayali bir 9.kat toplantı salonuna sahibim. Room hesabının adını da bu yüzden “9.kattoplantısalonu” olarak belirledim :) Şekil 9

Sonraki adımlarda standart mailbox oluşturur gibi devam ediyoruz ve bitiriyoruz.

Aynı işi “Exchange management shell” vasıtasıylada yapabilirsiniz. Bunun için konsola:

New-Mailbox -Name ’9.kat toplantı salonu’ -Alias ’9.kattoplantisalonu’ -OrganizationalUnit ‘kolukisa.net/Users’ -UserPrincipalName ’9.kattoplantısalonu@kolukisa.net’ -SamAccountName ’9.kattoplantısalonu’ -FirstName ’9.kat’ -Initials ” -LaArtıstName ‘toplantı salonu’ –Room

Komutunu yazmalısınız.

 

Şekil 10

Room mailbox oluşturulduktan sonra, bir takım ayarlar yapmanızı tavsiye ederim. Bunun için mailboxın özelliklerine gelip ilk olarak “Resource policy” tabını açalım. Burayı biraz açıklayım;

  1. Allow conflict meeting requests: Birbiriyle çakışan, çakışmadan kasıt aynı gün ve saatlerde gerçekleşecek toplantı isteklerine izin verilip verilmeyeceği. Bu normalde devredışı. Bunu aktif hale getirirseniz, room mailboxa pek gerek kalmaz aslında!
  2. Allow repeating meetings: Bazı meetingler tek bir tarihe değil, sürekli tarihlere bağlanabilir. Örneğin: her Cuma 14.00-16.00 vb. Bunlara izin verilip verilmeyecek mi? Bunu belirlersiniz. Normalde sistem buna izin veriyor.
  3. Allow scheduling only during workhours: Sadece iş saatleri içinde rezervasyon yapılsın. Aslında bu mantıklı bir seçenek olsa da, bazen toplantılar iş saatleri dışında yapılması gerekebiliyor. Bu nedenle bu seçenek işaretli olmasa daha iyi olabilir.
  4. Reject repeating meetings that have an end date beyond the booking window: Tekrarlanan meetingler için ne kadarlık bir rezervasyon toleransı sağlansın? Booking Windows değerinden ( varsayılan 180 gün) daha ileride tekrarlanan meetingler için rezervasyon ayarlanmaz. Bu seçeneği kaldırırsanız, bir meeting oluşturup devamlı bunu tekrar ettiren birisi hep aynı odayı alabilir. Bu değerin bu şekilde işaretli kalması bence daha iyi olacaktır.
  • Booking Windows ( days ) : Ajandanızdaki yaprak sayısı :) Bir meeting, en fazla kaç gün öncesi için ayarlanabilir? Outlookta bunun net bir sınırı yok, ama bu seçenek room mailbox için bu değeri 180 gün olarak belirliyor. Böylece hep aynı insanlar aynı odayı işgal etmesinler diye, bu seçenek kullanılıyor.
  • Maximum duration (minutes) : Bir oda maksimum ne kadar süre kullanılabilsin? Bu 1440 dakika olarak belirlenmiş. Bu da 1 günlük bir süreye denk gelir. Bir toplantı için yeterince uzun bir süre.
  • Maximum conflicts instances : Eğer çakışmalara izin vermek istiyorsanız bunun sınırı nedir ? Yani aynı saatlerde, aynı oda da kaç tane toplantı yapılabilir. Normalde conflictlere de izin verilmediği için bu değer 0 a ayarlıdır.
  • Conflict percentage allowed: Eğer Tekrar eden meetingler var ise ve bunlar sizin ya da bir başkasının meetingleriyle çakışıyor ise, yinede tekrar eden görevler için rezervasyonu etkin kıl. Buradaki boş alana yazdığınız sayı kadar tekrarlanan meetinge izin verir. Bu treshold aşıldıktan sonraki rezervasyonlar yapılmaz.
  • Specify delegates of this mailbox: Bu mailboxı kim tam olarak kullanabilsin? Eğer sistemin otomatik yanıt dönmesini istiyorsanız bu seçeneği kullanmayın: mailbox kulanım hakkını seçtiğiniz kişi ya da jişiler yerine getirebilir. Yani gelen oda isteklerini görüntülemek kabul ya da red etmek için kullanılabilir ( Şeki 11)
  • Forward meeting requests to delegates: Eğer mailboxda delegasyon yapılmışsa, bu delegasyonu yapılan kişiye rezervasyon isteklerinin iletilip iletilmeyeceği. Normalde işaretlidir ve evet, öyle yapacağız.

Şekil 11

Bir başka yapabileceğimiz ayar ise, “Resource Information” tabındaki ayarlardır. Burada kısaca eğer bu room mailbox’a çeşitli ekler, yorumlar, meetingle alakasız dosyalar eklenmişse bunlar silinir, private flagları kaldırılır vb. Yani sadece konuyla ilgili olan kısım mesajla room mailbox a iletilir.

Bu aynı zamanda bu mailbox ı gereksiz mesajlardan korur. “Add addtional text ” bölümünde isteklere karşı gönderilecek olan özel bir yazıdır. Şekil 12′de görüldüğü gibi ben toplantı salonu hakkında bazı özel bilgiler girdim. Sizde benzeri bir takım özel mesajlar düşebilirsiniz.

Şekil 12

    Son ve en önemli ayarlardan birisi : “Enable the Resource Booking Attendant”(RBA). RBA, “room mailbox”a gönderilen mesajları denetleyerek otomatik onay ya da ret mesajları gönderen küçük ama önemli bir ajandır. Bu özellik sayesinde, odayı rezerve etmek isteyen insanlar, eğer ilk olarak onlar rezervasyon işleminde bulunmuşlar ve tarih saatleri de uygunsa ( başka bir deyişle, seçtikleri kullanım saatleri başkasıyla çakışmıyorsa ) odayı alacaklarına dair bir mesaj, sistem tarafından otomatik olarak gönderilir. Eğer bu agent aktif değil ise, room mailboxlar sadece bir başka alıcıya delege edilerek kullanılabilir. Yani bir gerçek şâhısa gönderilen istek maili ile işlemler onaylanır ya da ret edilir.

“Resource capacity” belirtilen odanın kapasitesini belirler. Ben buradaki örnekte odanın 15 kişilik olduğunu belirttim (Şekil 13).

 

Resource Custom property : Kaynak odadaki donanımları belirler. Donanımlar, aletler, cihazlar sadece Exchange management shell ile eklenip çıkarılabilir. Örnek bir shell scripti aşağıdaki gibidir:

ResourceConfiguration = Get-ResourceConfig

ResourceConfiguration.ResourcePropertySchema.Add(“Room/Projektor”)

ResourceConfiguration.ResourcePropertySchema.Add(“Room/PlazmaTV”)

ResourceConfiguration.ResourcePropertySchema.Add(“Room/Smartboard”)

ResourceConfiguration.ResourcePropertySchema.Add(“Room/TepeGoz”)

ResourceConfiguration.ResourcePropertySchema.Add(“Room/DVDPlayer”)

ResourceConfiguration.ResourcePropertySchema.Add(“Room/Klima”)

Set-ResourceConfig -ResourcePropertySchema $ResourceConfiguration.ResourcePropertySchema

 

Şekil 13

Şimdi Outlook’tan bir meeting oluşturalım, toplantıya katılacakları davet edelim. “Rooms” butonundan oluşturduğumuz 9.kat toplantı salonunu seçelim ve konumuzu yazalım ( Şekil 14 ). Sonrada bu meetingi “send” butonuna tıklayarak gönderelim.

Şekil 14

Kısa bir süre sonra, gönderenin posta kutusuna eğer, zamanlamada bir sorun yoksa “Accepted/Kabul edildi” mesajı düşecektir. (şekil 15de görüldüğü gibi.) Tabii ki diğer alıcılar, sadece toplantı mesajını alacaklar ve kabul ederlerse ajandalarına bu meeting kaydedilecektir.

 

Şekil 15

Peki, eğer siz ya da bir başkası, aynı oda için çakışan saatlerde bir meeting isteğinde bulunursa ne olur? Sistem, otomatik olarak mesajı gönderene bir “Declined” mesajı gönderecektir. Yani bu isteği ret edecektir ( Şekil 16 ). Mesajın detayları incelenirse, bir çakışmadan dolayı bu isteğin ret edildiği yazmakta.

Şekil 16

C- Equipment Mailbox İşlemleri

Equipment Mailboxlar, room mailboxlar ile aynı mantığa ve çalışma biçimine sahipler. Tek fark rezerve edilen kaynak bu sefer bir oda değil, şirket otosu, projeksiyon cihazı vb. bir cihaz. Equipment mailboxlardaki temel amaç, bir ekipmanı önceden kiralayarak o ekipmanı kullanmak, bir ekipmanın kimde, nerede ve ne kadar süre başkasında olduğunu bilmek gibi bir dizi avantajı var.

Bu mailboxları oluşturmak room mailbox oluşturmaktan farklı değil. Yine new mailbox ile başlayarak, bu sefer “Equipment mailbox” seçeneğiyle devam ediyoruz. Equipment mailboxlar da room mailboxlar gibi bir kullanıcı hesabıyla eşleştirilmeldir. Bunun için “New User” seçenğini seçin ve aşağıdakine benzer bir şekilde kullanıcınızı oluşturun (Şekil 17)

 

Şekil 17

Equipment mailboxların hemen her özelliği room mailboxlar ile aynıdır. Equipment mailbox detayları için yukarıdaki room mailbox konusunu referans alabilirsiniz. Neyse, şirket otosunu şahsi amaçlarım için, kullanacağım. Bunu da iş arkadaşlarıma ve haber vermek için bir meeting oluşturuyorum. Bu sefer meeting’de alıcılara “equipment mailbox” ı da ekliyorum. Ve meetingi gönderiyorum. Eğer belirttiğim saat ve günlerde başka birisi bu otomobili rezerve etmemişse aşağıdaki gibi bir mesaj alırım ( Şekil 18 )

Şekil 18

Gördüğünüz gibi Kangoo’ya bir ileri vitesi fazladan ekledim : P Tahmin edeceğiniz gibi, aynı saatler ve günlerde bir başkası aynı ekipmanı rezerve etmiş olsaydı, bir “declined” ya da ret edildi, mesajı alacaktım.

Bu yazımında sonuna geldim. Exchange 2010 makaleleri burada bitmiyor tabii ki. Bundan sonraki makalelerimde de mailboxlar ve kullanıcılar üzerindeki işlemlerimiz devam edecek. Bir başka Exchange 2010 makalesinde görüşene kadar, esenlikler dilerim.

 

Özgür KOLUKISA

MCSE+S+M / MCTS+MCITP / CCNA